Privacyverklaring

1 Inleiding

Voorafgaande opmerking. Wij respecteren de privacy van onze klanten en van de bezoekers van onze website. Wij gaan dan ook zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u deze site gebruikt en wanneer u gebruikmaakt van onze diensten.

Inleiding tot de bescherming van persoonsgegevens. Sinds 25 mei 2018 bepaalt een nieuwe Europese verordening uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. De belangrijkste begrippen van deze nieuwe wetgeving (de zogenaamde AVG) zijn de betrokkenen, de persoonsgegevens en de verwerking. De betrokkene bent u: de natuurlijke persoon die deze site bezoekt of gebruikmaakt van onze diensten. Uw persoonsgegevens zijn alle gegevens die op u betrekking hebben: dat kan uw naam of uw e-mailadres zijn, maar ook het feit dat u via een contactformulier contact met ons hebt opgenomen, of het contract dat u met ons hebt gesloten. Wat wij met uw persoonsgegevens doen, heet verwerking. Dat gaat van het opvragen en het bewaren tot het gebruik, en andere uiteenlopende doeleinden.

2 Welke persoonsgegevens?

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens? Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw eigendom te verkopen of te verhuren, om onder de panden die wij verhuren en verkopen een pand te vinden dat beantwoordt aan uw wensen en behoeften, en om u op de hoogte te kunnen houden van panden die u kunnen interesseren.

Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens? Elk gebruik van uw persoonsgegevens moet een rechtsgrond hebben, het moet "rechtmatig" zijn. Wij verwerken uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, uw toestemming, de precontractuele fase, de uitvoering van een overeenkomst en de wettelijke verplichting.

Wij hebben soms de «wettelijke verplichting» om persoonsgegevens op te vragen.
Zo is voor het opstellen van een verkoopcompromis uw rijksregisternummer nodig.

Voor bepaalde zaken, zoals het versturen van een nieuwsbrief per e-mail, vragen wij uw toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Dat kan eenvoudig, meestal door te klikken op de knop «uitschrijven» die u in elk van die e-mails terugvindt.

Wij bewaren ook gegevens op basis van ons «gerechtvaardigd belang». Dit gerechtvaardigd belang omvat wat u als klant mag verwachten dat wij als vastgoedmakelaars verwerken om ons werk correct uit te voeren. Het gaat bijvoorbeeld om het opstellen van lijsten van kandidaat-kopers of om specifieke informatie die belangrijk is in de context van bepaalde panden of bepaalde klanten.

Ten slotte hebben wij uiteraard persoonsgegevens nodig om het contract dat ons met u verbindt te kunnen uitvoeren, zoals uw contactgegevens.

Welke persoonsgegevens bewaren wij van u? Welke persoonsgegevens wij over u bewaren, hangt af van de relatie die u met ons hebt. Dat noemen wij de categorieën van betrokkenen.

BEZOEKER

De natuurlijke persoon die de site bezoekt zonder zich bekend te maken en zonder persoonsgegevens te verstrekken.

GRATIS DIENSTEN

De natuurlijke persoon die gebruikmaakt van onze gratis diensten (zoals gepersonaliseerde zoekopdrachten, de gratis schatting van een eigendom, het contactformulier) zonder een contract te ondertekenen.

KANDIDAAT-HUURDER

De kandidaat-huurder die ons, in het kader van een specifiek pand of in het kader van de zoektocht naar een huurpand in het algemeen, gedetailleerde informatie verstrekt en eventueel een of meer panden bezoekt.

KANDIDAAT-KOPER

De kandidaat-koper die ons informatie verstrekt in de context van een specifiek pand of in de context van de zoektocht naar een pand in het algemeen, en eventueel een of meer panden bezoekt.

EIGENAAR

De eigenaar met wie een verhuuropdracht wordt gesloten.

VERKOPER

De verkoper met wie een verkoopopdracht wordt gesloten.

BEWONER

De persoon die in een pand woont, wanneer die persoon niet de eigenaar of de verkoper in de transactie is.

PROSPECT

De natuurlijke persoon die contact met ons opneemt of met wie wij contact opnemen met het oog op de verkoop of de verhuur van een pand dat op die persoon betrekking heeft.

Hieronder behandelen wij de verschillende categorieën van klanten, hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, of u zich tegen die verwerking kunt verzetten en wat daarvan de gevolgen zijn. Vervolgens bekijken wij de rechten die u als betrokkene ten aanzien van ons hebt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van de bezoeker? Als u als bezoeker van onze website geen persoonsgegevens deelt, bewaren wij ook geen persoonsgegevens. Afhankelijk van de instellingen van de browser kunnen er cookies op het toestel van de gebruiker worden geplaatst. Zie het Cookiebeleid.

Welke persoonsgegevens verwerken wij voor de gratis diensten? Sommige van onze diensten zijn volledig gratis. In dat geval verwerken wij enkel de gegevens die voor die dienst vereist zijn.

Deze diensten omvatten: een profiel aanmaken, zoekopdrachten bewaren, een gratis schatting van uw eigendom aanvragen, een contactformulier invullen, zich inschrijven op een nieuwsbrief. Bij het aanmaken van een profiel kunnen de volgende gegevens worden gevraagd: identificatiegegevens en contactgegevens. Bij het bewaren van een zoekopdracht wordt, naast een e-mailadres, de informatie bewaard die nodig of nuttig is om de gevraagde zoekopdracht samen te stellen. Een gratis schatting van uw eigendom vergt een zekere investering en het is normaal dat wij diverse persoonsgegevens kunnen bewaren, zoals de gegevens van het pand, de identificatiegegevens, de contactgegevens en de reden van de aanvraag van de schatting. Het uitvoeren van een gratis schatting houdt de toestemming in om deze gegevens te verzamelen. Zodra een schatting is uitgevoerd, bewaren wij die schatting, zowel op basis van uw toestemming als van een gerechtvaardigd belang, en van een eventuele aansprakelijkheid voor die schatting.

Wanneer u een contactformulier invult, bewaren wij uw contactgegevens en uw vraag of opmerking, evenals elke andere communicatie. Wanneer u zich inschrijft op een nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres bewaard.

Behalve zoals hierboven vermeld, vindt elke verwerking plaats in het kader van uw toestemming.

Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang de verwerking loopt en tot 6 maanden of langer na uw laatste activiteit.

Welke persoonsgegevens van de kandidaat-huurder verwerken wij? U bent een kandidaat-huurder zodra u zich daartoe bij ons bekendmaakt. Voor een kandidaat-huurder zijn de volgende verwerkingen mogelijk: een pre-screening stelt ons in staat uw huurdersprofiel aan te vullen. Dit is in geen geval een geautomatiseerde beslissing. Wij verzamelen deze informatie om u in staat te stellen panden te bezoeken die aan uw behoeften kunnen beantwoorden, en geen panden te bezoeken die helemaal niet aan uw behoeften beantwoorden. Deze persoonsgegevens kunnen omvatten: uw loonfiche of andere informatie over uw inkomen, uw gezinssituatie, vanaf wanneer u wilt huren, uw budget, evenals alle informatie over het gewenste pand. Wanneer een pand wordt bezocht, noteren wij dat ook. Bij het sluiten van een huurovereenkomst worden alle gegevens verzameld en bewaard die nodig zijn voor het sluiten van het huurcontract.

Wij bewaren deze persoonsgegevens met het oog op het eventueel sluiten van een huurovereenkomst. De rechtsgrond van de verwerking is dus de precontractuele fase. De bewaartermijn van de persoonsgegevens bedraagt minstens 6 maanden, maar hangt af van uw activiteitsniveau als kandidaat-huurder, en kan redelijkerwijs worden verlengd om een huurdersprofiel op lange termijn op te stellen. Als wij op basis van uw verminderde activiteit als kandidaat-huurder beslissen uw gegevens niet langer te verwerken, kunt u daarvan vooraf op de hoogte worden gebracht. Als u een huurovereenkomst ondertekent, moeten wij de persoonsgegevens minstens 10 jaar bewaren, op grond van onze contractuele aansprakelijkheid.

U beschikt over een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief onjuiste gegevens. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheidstoestand…), tenzij u daar uitdrukkelijk om vraagt.

Welke persoonsgegevens van de kandidaat-koper verwerken wij? U bent een kandidaat-koper zodra u zich daartoe bij ons bekendmaakt. Voor een kandidaat-koper verwerken wij de volgende persoonsgegevens: wij registreren uw naam, e-mailadres en gsm-nummer. Wij registreren uw wensen en behoeften met betrekking tot het pand dat u zoekt, evenals alle andere informatie die u ons over uw situatie verstrekt of die wij nuttig achten om een geschikt pand te vinden. Als u een pand bezoekt, registreren wij dat als een activiteit die aan dat pand gekoppeld is. De verkoper, die via een onlineprofiel toegang heeft tot het activiteitenverslag, ziet dat er een bezoek heeft plaatsgevonden. Als u een bod uitbrengt, bewaren wij uw bod en het antwoord van de verkoper. Als een bod of een tegenbod wordt aanvaard, kunnen alle wettelijke gegevens die nodig zijn om een compromis op te stellen worden verzameld en bewaard (zoals een kopie van uw identiteitskaart). Het compromis wordt eveneens bewaard. Als u ernstige interesse voor een pand hebt getoond of een pand hebt bezocht, en wij onze opdracht beëindigen zonder het pand te verkopen, ontvangt de verkoper per aangetekende brief een lijst van alle (ernstige) potentiële kopers. Deze lijst bevat uw naam, uw e-mailadres en een gedeeltelijk gemaskeerd gsm-nummer. Wij geven uw contactgegevens aan de verkoper door op grond van een dwingend gerechtvaardigd belang, met name wegens de contractuele voorwaarden in de opdracht. Dit betekent dat u zich er niet tegen kunt verzetten op de lijst te worden opgenomen. In dit verband worden de volgende voorzorgsmaatregelen genomen: het is de verkoper verboden u op basis van deze lijst te contacteren, het is hem eveneens verboden wie dan ook te laten weten dat u op deze lijst staat, en deze lijst door te geven. Na 6 maanden is de verkoper verplicht de lijst te verwijderen, evenals elke kopie of scan die hij in zijn bezit heeft.

Bovendien is het mogelijk dat wij deze lijst doorgeven aan een vastgoedmakelaar die de opdracht overneemt, of met wie wij samenwerken.

Behalve wat hierboven werd vermeld, gebeurt de verwerking op basis van uw toestemming en van ons gerechtvaardigd belang, om u een betere dienstverlening te kunnen bieden. Uw gegevens worden minimaal 2 jaar bewaard. Als u een vast bod uitbrengt, een aankoopbelofte of een compromis ondertekent, moeten wij de persoonsgegevens minstens 10 jaar bewaren voor onze contractuele aansprakelijkheid. Standaard bewaren wij uw gegevens gedurende een periode van 30 jaar, maar na 10 jaar kunt u de verwijdering van uw gegevens vragen.

U beschikt over een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief onjuiste gegevens. Daartoe moet u ons een bewijs van uw identiteit bezorgen, de correcte informatie en, in voorkomend geval, voldoende bewijs van die correcte waarde. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheidstoestand…), tenzij u daar uitdrukkelijk om vraagt.

Welke persoonsgegevens van de eigenaar verwerken wij? In het kader van een verhuuropdracht bewaren wij alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de verhuuropdracht, zoals de gegevens van het pand, uw identiteit en uw contactgegevens. Wij bewaren ook bijkomende informatie die wij over het pand verkrijgen of andere informatie die nuttig is voor een huurder van uw pand. Merk op dat de AVG de verwerking verbiedt van alle persoonsgegevens met betrekking tot ras, godsdienst, seksuele geaardheid of gezondheidstoestand, zodat de andere nuttige informatie die wij registreren in geen geval op dergelijke gegevens betrekking kan hebben.

De persoonsgegevens worden bewaard om de verhuuropdracht te kunnen uitvoeren. De persoonsgegevens worden minstens 10 jaar bewaard, gelet op de wettelijke verplichtingen ter zake en op onze contractuele aansprakelijkheid. Standaard bewaren wij uw gegevens gedurende een periode van 30 jaar, maar na 10 jaar kunt u de verwijdering van uw gegevens vragen.

Als u ons het opstellen van een EPC of van een keuringsattest van de elektrische installatie toevertrouwt, worden de nodige persoonsgegevens aan onze partner doorgegeven. Als er een huurcontract wordt gesloten, worden de gegevens bewaard die nodig zijn voor het opstellen van de huurovereenkomst.

Als u beslist uw pand op een of meer vastgoedportaalsites te publiceren, sturen wij enkel de gegevens van het pand naar die portaalsite, en geen andere contactgegevens of details over u.

Welke persoonsgegevens van de verkoper verwerken wij? In het kader van een verkoopopdracht bewaren wij alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van die opdracht, zoals de gegevens van het pand, uw identiteit en uw contactgegevens. Wij bewaren ook bijkomende informatie die wij over het pand verkrijgen of andere informatie die nuttig is voor een kandidaat-koper van uw pand. De persoonsgegevens worden minstens 10 jaar bewaard, gelet op de wettelijke verplichtingen ter zake en op onze contractuele aansprakelijkheid. Standaard bewaren wij uw gegevens gedurende een periode van 30 jaar, maar na 10 jaar kunt u de verwijdering van uw gegevens vragen.
Als u ons het verkrijgen van een EPC of van een keuringsattest van de elektrische installatie toevertrouwt, worden de nodige persoonsgegevens aan onze partner doorgegeven. Als er een compromis wordt gesloten, worden de gegevens bewaard die nodig zijn om het compromis voor te bereiden. Als u beslist uw pand op een of meer vastgoedportaalsites te publiceren, sturen wij enkel de gegevens van het pand naar die portaalsite, en geen andere contactgegevens of details over u.

Zie verder voor belangrijke informatie over uw eventuele verantwoordelijkheden als verkoper.

Welke persoonsgegevens van de bewoner verwerken wij? In het kader van een verkoop- of verhuuropdracht bewaren wij alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, waaronder de contactgegevens van de bewoner. Wij bewaren ze tot het einde van de opdracht. Deze gegevens worden vervolgens verwijderd als u geen andere relatie met ons kantoor hebt.

Welke persoonsgegevens van de prospect verwerken wij? Wij maken een onderscheid tussen de prospect die contact met ons opneemt en de prospect met wie wij contact opnemen. Als u contact met ons opneemt met het oog op een eventuele opdracht, bewaren wij uw identiteit, uw contactgegevens, de informatie die wij over uw pand verkrijgen en alle andere informatie die ons in staat stelt uw pand te beoordelen, evenals de context of de reden van uw contact. Wij doen dit op basis van een gerechtvaardigd belang, in het bijzonder een efficiënte afhandeling van dit vrijblijvende contact. Wij bewaren de gegevens die u ons geeft standaard gedurende 2 jaar.

Het is ook mogelijk dat wij contact met u opnemen als wij vernemen dat u van plan bent uw pand te koop of te huur te stellen. De meegedeelde contactgegevens kunnen overeenkomstig de AVG worden opgeslagen. Als u verder contact met ons wenst, verwerken wij uw persoonsgegevens zoals wij dat doen voor personen die spontaan contact met ons opnemen. Als u niet langer door ons wenst te worden gecontacteerd, of pas na een bepaalde tijd (bv. drie maanden), houden wij rekening met uw verzoek.

En als u tegelijk tot twee categorieën van personen behoort? Het is mogelijk dat u na verloop van tijd tot meer dan één categorie van betrokkenen behoort. Een kandidaat-koper kan bijvoorbeeld later een verkoper worden. In dat geval worden uw persoonsgegevens volgens beide categorieën verwerkt, eventueel met verschillende rechtsgronden. De langste bewaartermijn wordt aangehouden.

Hoe zit het met gegevens afkomstig van derden, zoals portaalsites? Panden die te koop of te huur staan, kunnen op portaalsites worden gepubliceerd. Vastgoedportaalsites bevatten zoekcriteria en verzamelen en bewaren uw contactgegevens. Met uw toestemming bezorgt een portaalsite ons uw contactgegevens en de informatie over het pand dat u interesseert.

U ontvangt onmiddellijk een e-mail van ons waarin wij bevestigen dat wij uw contactgegevens en de informatie over het pand dat u interesseert hebben ontvangen. Deze e-mail kan een uitnodiging bevatten om ermee in te stemmen automatisch berichten over gelijkaardige panden te ontvangen.

Wij kunnen u ook automatisch een reeks panden sturen die gelijkaardig zijn aan het pand waarvoor u informatie hebt gevraagd (veel klanten waarderen deze dienst). U kunt zich altijd met één klik uitschrijven.

Historische gegevens. Historische gegevens zijn persoonsgegevens die vóór 25 mei 2018, de datum van inwerkingtreding van de AVG, in onze databank waren opgenomen. Voor de personen met wie wij een opdracht hebben of voor wie wij de wettelijke verplichting hebben persoonsgegevens te bewaren, bewaren wij die gegevens uiteraard. Voor de andere persoonsgegevens, die in onze databank worden bewaard op basis van een toestemming of op basis van ons gerechtvaardigd belang, is het doorgaans moeilijk, zo niet onmogelijk, om te weten op welke basis wij die gegevens bewaren. Een onderneming kan hier op twee manieren mee omgaan.

Een eerste oplossing bestaat erin iedereen die in dit bestand is opgenomen een e-mail te sturen met de vraag de toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens te hernieuwen of te bevestigen. In dat geval worden enkel de persoonsgegevens bewaard van wie effectief heeft ingestemd. Een tweede manier bestaat erin de verwerking van de persoonsgegevens als een gerechtvaardigd belang te beschouwen. In dat geval heeft de betrokkene bij elk contact de mogelijkheid zich tegen de verwerking te verzetten; dat verzet maakt een einde aan de verwerking. Elk van deze werkwijzen kan worden gecombineerd met een opschoning van oude klantgegevens.

Wij hebben gekozen voor de tweede manier om de historische gegevens te verwerken. Het spreekt vanzelf dat u altijd het recht hebt om de verwijdering van deze historische persoonsgegevens te vragen (bij afwezigheid van wettelijke verplichtingen en van lopende contracten).

Uw verantwoordelijkheden als verkoper. Om verschillende redenen is het mogelijk dat de verkoopopdracht die u ons hebt toevertrouwd eindigt zonder dat uw pand verkocht is. In dat geval ontvangt u aan het einde van onze opdracht de lijst van de kandidaat-kopers die uw pand hebben bezocht of die ernstige interesse hebben getoond. Deze lijst bevat de persoonsgegevens van die kandidaat-kopers, met name de naam en voornaam, het e-mailadres en het gsm-nummer (eventueel gedeeltelijk gemaskeerd).

Ook als particulier hebt u op grond van de AVG verplichtingen met betrekking tot deze lijst en bent u er de verwerkingsverantwoordelijke voor. U mag de persoonsgegevens op deze lijst gedurende 6 maanden na ontvangst bewaren en raadplegen. U mag deze persoonsgegevens aan niemand en op geen enkele manier meedelen, noch met wie dan ook delen, tenzij u contact opneemt met een vastgoedmakelaar met wie u wenst samen te werken. Het is u ook verboden actief contact met deze personen te zoeken. Na 6 maanden bent u verplicht deze lijst te vernietigen, evenals elke kopie, scan en foto die u in uw bezit hebt.

Contact. Voor alle vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen op het volgende adres:

{COMPANY INFO HERE}

Uw rechten als betrokkene. Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U hebt een recht van inzage in uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u het recht hebt om de persoonsgegevens in te zien die wij over u bewaren. Merk op dat wij over een maand beschikken om op uw verzoek te antwoorden en dat wij u een bewijs van uw identiteit kunnen vragen alvorens op uw verzoek te antwoorden. U hebt ook recht op rectificatie. Dit betekent dat u het recht hebt om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren. In dat geval kunnen wij u een bewijs vragen van de juistheid van de gegevens die u verstrekt. U hebt ook een recht op gegevenswissing. Dit betekent dat u de verwijdering van uw persoonsgegevens kunt vragen. Houd er rekening mee dat dit niet altijd mogelijk is, vooral als wij de wettelijke verplichting hebben persoonsgegevens te bewaren, als u een contractuele relatie met ons bent aangegaan, of in andere uitzonderlijke situaties. Het recht op gegevenswissing kan niet worden gebruikt om een bestaand contract te beëindigen. U kunt zich ook verzetten tegen bepaalde verwerkingen, met name tegen verwerkingen die wij uitvoeren op basis van ons gerechtvaardigd (niet-dwingend) belang. U kunt ook op elk moment uw toestemming intrekken voor de verwerkingen waarvoor u uw toestemming hebt gegeven. Zowel bij verzet als bij intrekking van de toestemming stoppen wij de verwerking als er geen andere rechtsgronden zijn die een verwerking vereisen. Ten slotte hebt u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be).

Beveiliging. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden ook passend beschermd in functie van het risico dat hun verwerking inhoudt en, in voorkomend geval, opgeslagen en beveiligd overeenkomstig de specifieke wettelijke vereisten.

Doorgifte aan derden. Wij geven uw persoonsgegevens pas aan derden door nadat wij uw toestemming hebben verkregen, op basis van een wettelijke verplichting of van een gerechtelijke of administratieve beslissing, of zoals hierboven vermeld in het kader van de uitvoering van het contract.

Sociale media en andere derden. Wij hebben geen invloed op de sociale media en andere diensten van derden die op onze website worden gebruikt, en wijzen dan ook elke aansprakelijkheid af. Wanneer u uw socialemediaprofiel gebruikt, verwerkt de betrokken aanbieder van sociale media uw persoonsgegevens overeenkomstig zijn beleid. Wij hebben geen invloed op dat beleid. Wij raden u aan hun beleid inzake persoonsgegevens aandachtig te lezen.

Direct marketing. "Direct marketing" verwijst naar elke rechtstreekse communicatie tussen ons en u die tot doel heeft u te informeren over onze producten en diensten of uw klantenprofiel bij te werken, en die geen e-mails zijn die worden verstuurd in het kader van gepersonaliseerde zoekopdrachten die u hebt bewaard. U kunt zich altijd verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing door daartoe contact met ons op te nemen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring. Wij streven ernaar deze privacyverklaring te handhaven. Om diverse redenen kan het echter uitzonderlijk nodig zijn de inhoud ervan te wijzigen. Wij nodigen u daarom uit deze pagina regelmatig te raadplegen.

Disclaimer bij deze privacyverklaring. Het is mogelijk dat bepaalde functionaliteiten nog niet volledig geïmplementeerd zijn of anders geïmplementeerd zijn dan hier beschreven. Wij aanvaarden daarvoor geen enkele aansprakelijkheid. Dit doet in elk geval geen afbreuk aan de rechten die de AVG u verleent en die u vanaf 25 mei 2018 kunt uitoefenen.