Politique de confidentialité

I. INTRODUCTION

1. La présente politique de confidentialité explique comment Immo Geldhof traite les données à caractère personnel de ses clients, personnes physiques, et de toutes les autres personnes physiques qui sont en contact avec Immo Geldhof (ci-après désignées « vous »).

2. Par données à caractère personnel, on entend toute forme d'information qui vous permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

3. Immo Geldhof attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et respecte pleinement votre vie privée. Immo Geldhof traite et protège dès lors vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente.

   Lors du traitement de vos données à caractère personnel, Immo Geldhof respecte évidemment la loi, actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et, depuis le 25 mai 2018, le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (mieux connu sous le nom de « RGPD ») ou tout autre acte législatif qui le modifierait.

   Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la protection des données à caractère personnel auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée, appelée depuis le 25 mai 2018 l'Autorité de protection des données.

4. Nous vous invitons à lire attentivement la présente déclaration afin de connaître et de comprendre la politique d'Immo Geldhof en la matière.

   La présente déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de la déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons par les canaux de communication habituels si des modifications importantes y sont apportées.

II. QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT ?

1. Immo Geldhof, dont le siège est établi à Groentemarkt 1, 8400 Oostende, est le responsable du traitement de vos données.

2. Immo Geldhof est dès lors votre interlocuteur et est celle qui doit rendre des comptes à l'Autorité de protection des données concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Immo Geldhof détermine les finalités pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées, ainsi que les moyens utilisés et les caractéristiques du traitement.

3. Immo Geldhof peut faire appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données à caractère personnel au nom d'Immo Geldhof et selon les instructions d'Immo Geldhof, conformément à la présente politique de confidentialité. Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires de services (ci-après désignés les « sous-traitants d'Immo Geldhof »).

4. Pour toute question relative à la protection de votre vie privée, vous pouvez vous adresser au gérant. Vous pouvez le contacter en envoyant un e-mail à info@immogeldhof.be.

III. QUELLES CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL IMMO GELDHOF TRAITE-T-ELLE ?

1. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de données à caractère personnel qu'Immo Geldhof peut traiter. Il est possible que d'autres données soient également traitées si elles sont nécessaires ou utiles à la poursuite de la relation contractuelle avec Immo Geldhof.

   Le contexte dans lequel Immo Geldhof obtient ou traite ces données est également indiqué. Ce tableau doit être lu conjointement avec la description des finalités pour lesquelles Immo Geldhof traite les données.

   Catégorie Exemples Contexte 1/ Données d'identité du client /mandant (vendeur ou bailleur)
   
   2/ Données d'identité du candidat acquéreur ou locataire Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. Ces données sont fournies par vous et traitées lorsque vous demandez des renseignements, devenez client, concluez un mandat d'intermédiation ou vous enregistrez pour utiliser les services d'Immo Geldhof (en ligne), pour toute identification ou utilisation. Ces données peuvent notamment être obtenues par la lecture de votre carte d'identité. Données relatives au bien immobilier du client / mandant (vendeur ou bailleur) Titre de propriété, extrait urbanistique, attestation de sol, attestation de contrôle de l'installation électrique, attestation PEB, informations sur la sensibilité aux inondations, dossier d'intervention ultérieure, informations sur la valeur patrimoniale Ces données sont fournies par vous ou demandées par Immo Geldhof, sur votre ordre, auprès des autorités publiques ou d'experts techniques. Données du candidat locataire liées à une proposition de contrat de bail Informations sur la profession et l'emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc. Ces données sont collectées à l'aide de formulaires et de contrats que vous remplissez à votre demande. Données complémentaires pour la conclusion d'un contrat de bail ou d'une convention de vente sous seing privé Numéro de registre national Ces données sont fournies par vous
   
   Le numéro de registre national n'est utilisé que dans les cas prévus ou requis par la loi. Données des copropriétaires (ou de leurs locataires) Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. Ces données sont fournies à Immo Geldhof par vous en tant que copropriétaire lorsque Immo Geldhof exerce la fonction de syndic Données liées à l'exécution de la prestation de services de syndic Opérations de paiement, y compris les noms et numéros de compte, communications et références, numéros de carte, etc. Ces données concernent vos opérations en tant que copropriétaire qui sont coordonnées par le syndic Données relatives aux opérations d'Immo Geldhof avec vous Les informations relatives à vos contacts avec Immo Geldhof, par téléphone, e-mail, fax, etc. et à vos interactions sur les pages web concernant Immo Geldhof, ses services ou ses partenaires, sur les réseaux sociaux, etc. Ces données proviennent de contacts de quelque nature que ce soit entre vous et Immo Geldhof (lors de rencontres ou d'événements, d'abonnement à une newsletter, sur les réseaux sociaux, etc.) Données relatives au comportement et aux préférences du client Informations sur votre comportement et vos préférences concernant l'utilisation des canaux de communication et de relation, informations sur vos choix personnels et votre style de vie, projets privés ou professionnels, loisirs, etc. Ces données résultent de choix que vous avez exprimés ou d'analyses effectuées par Immo Geldhof conformément à la présente déclaration et à ses obligations légales.

2. Immo Geldhof ne traite pas de données qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, ni de données concernant votre santé ou votre vie, votre orientation sexuelle, de données génétiques ou de données biométriques.

IV. À QUELLES FINS IMMO GELDHOF TRAITE-T-ELLE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

1. Immo Geldhof collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement pour les finalités décrites ci-dessous. Immo Geldhof veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour une finalité déterminée soient traitées.

   Immo Geldhof traite vos données dans les situations autorisées par la loi, plus précisément :

   • Pour se conformer aux obligations légales qui incombent à Immo Geldhof (12.).
   • Pour exécuter un contrat avec vous ou, à votre demande, prendre certaines mesures préalablement à la conclusion de ce contrat (13.).
   • Pour la poursuite des intérêts légitimes d'Immo Geldhof, ces intérêts étant mis en balance avec vos droits et libertés fondamentaux (14.).
   • Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d'une demande spécifique et non équivoque, précédée d'informations claires et compréhensibles ; vous pouvez retirer ce consentement à tout moment conformément à la loi (15.).

2. Obligations légales

   Immo Geldhof doit respecter la législation qui l'oblige, dans des circonstances spécifiques, à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent avoir pour conséquence qu'Immo Geldhof doit collaborer avec les autorités compétentes et/ou des tiers, et leur transmettre éventuellement certaines de vos données à caractère personnel.

   Entrent notamment dans ce cadre :

   • L'obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
   • Les obligations imposées à un syndic concernant la gestion des copropriétés.
   • L'obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges.

   La liste des obligations légales pour lesquelles Immo Geldhof doit traiter vos données n'est pas exhaustive et est susceptible de changer.

3. Relations contractuelles entre Immo Geldhof et vous en tant que client

   Avant de conclure des contrats, Immo Geldhof doit parfois obtenir et traiter certaines données, notamment pour, entre autres :

   • Répondre à votre demande.
   • Vous assister dans la fourniture d'informations et dans la conclusion du contrat.
   • Assurer le suivi d'une demande, évaluer l'adéquation et estimer les risques liés à un éventuel contrat.
   • Exécuter votre mandat d'intermédiation.

   Dans le cadre de contrats en cours ou de la gestion de contrats, Immo Geldhof doit traiter un certain nombre de données, en particulier pour satisfaire aux obligations administratives et comptables.

   Dans ce cadre, vos données peuvent être transmises en interne au sein d'Immo Geldhof à divers services, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation avec vous ou de l'exécution d'un contrat déterminé.

   Plus précisément, Immo Geldhof traite vos données lors de l'exécution des contrats comme suit :

   • Gestion des contrats en cours / des services commandés.
   • Gestion centrale et vue d'ensemble des clients.
   • La gestion de votre bien immobilier.
   • La gestion de la copropriété dont vous êtes copropriétaire.

   Immo Geldhof peut traiter vos données à caractère personnel à des fins supplémentaires dans le cadre de la relation avec vous et de l'exécution des contrats.

4. Intérêts légitimes d'Immo Geldhof

   Immo Geldhof traite également vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes. Immo Geldhof s'efforce alors de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter des données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.

   Les données à caractère personnel sont notamment traitées pour :

   • La personnalisation des services d'Immo Geldhof.
   • L'amélioration de la qualité du service qui vous est fourni par :
     • L'évaluation et l'amélioration des processus, y compris les campagnes, simulations et ventes, au moyen de différents outils tels que l'analyse statistique, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche.
     • L'amélioration des produits existants (ou en cours de développement) d'Immo Geldhof, sur la base d'enquêtes auprès des clients d'Immo Geldhof, de statistiques, de tests et de retours des clients via les réseaux sociaux (Twitter, Facebook) liés à Immo Geldhof,
   • Le suivi des activités d'Immo Geldhof, y compris le volume du chiffre d'affaires, le nombre de rendez-vous dans nos bureaux, le nombre d'appels et de visites sur le site web d'Immo Geldhof, la nature des questions posées par les clients, etc.
   • La préparation d'études et de statistiques, en recourant à l'anonymisation et à la pseudonymisation des personnes concernées.
   • La formation de notre personnel par l'utilisation d'exemples pratiques à titre d'illustration, y compris l'enregistrement de certaines conversations téléphoniques.
   • L'utilisation de cookies pour améliorer le confort d'utilisation des visiteurs de son site web. Vous trouverez de plus amples informations sur le fonctionnement des cookies et sur les possibilités de limiter l'utilisation des cookies et de les supprimer à l'article IX. Politique en matière de cookies.
   • La conservation d'éléments de preuve (archives).
   • La constatation, l'exercice, la défense et la préservation des droits d'Immo Geldhof ou de toutes les personnes qu'elle représente, par exemple pour des procédures de recouvrement ou des litiges.

5. Intérêt légitime spécifique d'Immo Geldhof : finalités de marketing direct

   Immo Geldhof effectue une segmentation de la clientèle – en particulier selon vos besoins – afin, par exemple, de vous proposer des biens et/ou des services adaptés à votre situation professionnelle et personnelle. À cette fin, Immo Geldhof peut notamment :

   • Évaluer les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (âge, composition familiale, revenus, etc.).
   • Analyser votre comportement via différents canaux (visites/réunions, e-mails, visites du site web, messages via notre site web), en déduire vos préférences et personnaliser ainsi les informations et les pages internet que vous avez consultées.
   • Adapter les publicités sur les pages web afin qu'elles correspondent à l'intérêt que vous avez manifesté par votre comportement sur notre site web, sur les réseaux sociaux, dans un bureau ou ailleurs (par ex. lors d'événements auxquels Immo Geldhof était présente).
   • Simplifier le remplissage de formulaires en préremplissant certains champs avec des données déjà connues et vous demander de vérifier l'exactitude de ces données et de les mettre à jour si nécessaire.
   • Évaluer les moments clés pour lesquels certains services vous conviendraient le mieux.
   • Vous envoyer des publicités personnalisées par courrier ou par téléphone.

   Immo Geldhof peut traiter vos coordonnées électroniques personnelles (à savoir votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail) afin de vous adresser des informations personnelles, des publicités ou des propositions par le biais de marketing direct ou de newsletters. Dans ce cas, Immo Geldhof doit d'abord vous demander votre consentement spécifique.

   En acceptant la présente politique de confidentialité, vous donnez votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

V. AVEC QUI IMMO GELDHOF PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

1. Immo Geldhof traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et ne partage vos données que pour vous offrir les meilleurs services dans l'exécution de sa mission.

   Immo Geldhof peut transmettre vos données à d'autres entités au sein de son groupe, en Belgique et à l'étranger, notamment aux autres entités du groupe qui assistent Immo Geldhof dans l'exécution, la gestion et le contrôle des activités, y compris pour le reporting, le support et la sécurité informatique, ou la fourniture de services et de produits spécifiques.

2. Dans certains cas, Immo Geldhof est légalement tenue de partager vos données avec des tiers, notamment :

   • Les organismes publics ou les autorités de contrôle lorsqu'il existe une obligation légale de transmettre des informations
   • Les instances judiciaires d'enquête, à leur demande expresse

   Immo Geldhof transmet également vos données à des prestataires de services spécifiques pour l'aider dans :

   • La conception et la maintenance d'équipements informatiques et d'applications internet.
   • La fourniture de services de publicité et de communication, y compris les fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux.
   • La préparation de rapports et de statistiques, l'impression de documents et la conception de produits ou de services.
   • La commercialisation de ses activités, l'organisation d'événements et la gestion de la communication avec les clients.

   Immo Geldhof doit également transmettre vos données aux fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux, qu'Immo Geldhof utilise pour la fourniture de services publicitaires.

   De même, vos données personnelles peuvent être communiquées à des huissiers de justice ou à des avocats dans le cadre de procédures judiciaires.

   Dans les cas précités, Immo Geldhof veille à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des tâches spécifiques requises. Immo Geldhof veillera également à ce que les tiers s'engagent à utiliser les données à caractère personnel de manière sécurisée et confidentielle, et conformément aux instructions d'Immo Geldhof et à sa politique de protection des données.

3. Immo Geldhof conserve vos données à caractère personnel au sein de l'EEE. Aucune donnée n'est donc transférée vers des pays situés en dehors de l'EEE.

VI. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES CONSERVÉES ?

1. Immo Geldhof ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont collectées.

   Cette durée est liée aux obligations légales et fiscales d'Immo Geldhof, ainsi qu'à la nécessité légale de conserver vos données au-delà de la période de conservation à titre de preuve ou pour répondre aux demandes d'informations de l'instance compétente, par exemple :

   • 10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment
   • 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle d'Immo Geldhof
   • 7 ans pour la comptabilité et les pièces justificatives des associations de copropriétaires à la suite de l'exercice de la fonction de syndic

   En dehors de ces périodes, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées.

VII. COMMENT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

1. Immo Geldhof applique des normes strictes pour protéger les données à caractère personnel placées sous son contrôle contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre toute perte, destruction ou dégradation accidentelle.

   Immo Geldhof prend dès lors des mesures de nature technique et organisationnelle telles que le chiffrement, l'antivirus, les pare-feu, les contrôles d'accès, la sélection rigoureuse des collaborateurs et des fournisseurs, afin de prévenir et de détecter tout accès inapproprié, toute perte ou toute divulgation de vos données à caractère personnel.

   Dans le cas peu probable et malheureux où vos données à caractère personnel placées sous le contrôle d'Immo Geldhof seraient compromises par une violation de la sécurité de l'information, Immo Geldhof agira immédiatement pour identifier la cause d'une telle violation et prendre des mesures correctives adéquates. Si nécessaire, Immo Geldhof vous informera de cet incident conformément à la législation applicable.

VIII. QUELS SONT VOS DROITS LORS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

1. Droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement, de portabilité des données et d'opposition

   Pour les finalités mentionnées ci-dessus, vous disposez :

   • D'un droit d'accès à vos données à caractère personnel auprès d'Immo Geldhof. Cela signifie que vous pouvez demander à Immo Geldhof si elle traite vos données à caractère personnel, pour quelles finalités ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont communiquées.
   • D'un droit de rectification si vous constatez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes.
   • D'un droit à la limitation du traitement si, par exemple, vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel, et ce pendant une période permettant à Immo Geldhof de vérifier celle-ci.
   • D'un droit à l'effacement de vos données à caractère personnel. Lorsque votre contrat avec Immo Geldhof a pris fin, vous pouvez demander à Immo Geldhof d'effacer vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout moment l'effacement des données à caractère personnel qui sont traitées par Immo Geldhof sur la base de votre consentement (sauf si Immo Geldhof dispose d'un autre fondement juridique pour le traitement) ou sur la base de l'intérêt légitime d'Immo Geldhof (sauf s'il existe des motifs légitimes impérieux prévalents pour le traitement). Immo Geldhof peut en tout cas conserver ces données à caractère personnel si cela s'avérait nécessaire à des fins probatoires dans le cadre d'actions en justice.
   • D'un droit à la portabilité des données que vous avez vous-même fournies à Immo Geldhof si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d'un contrat ou sur la base de votre consentement à l'envoi de communications électroniques et que ces données à caractère personnel sont traitées à l'aide de procédés automatisés. En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Immo Geldhof de vous transmettre vos données à caractère personnel ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement possible pour Immo Geldhof.
   • D'un droit d'opposition au traitement de vos données pour les finalités mentionnées à l'article 14. Immo Geldhof cessera dans ce cas le traitement de vos données à caractère personnel, à moins qu'Immo Geldhof ne fasse valoir des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou lorsqu'il existe des motifs liés à la constatation, à l'exercice ou à la justification d'un droit en justice.
   • D'un droit d'opposition au marketing direct. À l'article 15, votre consentement a été demandé pour traiter et utiliser vos coordonnées électroniques afin de vous envoyer des informations commerciales, des publicités ou des propositions personnalisées (par le biais d'actions de marketing direct ou de newsletters électroniques). Cela vaut notamment pour les communications adressées à votre numéro de téléphone mobile et à votre adresse e-mail. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique et de vous opposer à la réception future de telles publicités. L'exercice du droit d'opposition ne peut toutefois pas empêcher Immo Geldhof de vous contacter pour toute autre finalité, y compris une obligation légale ou l'exécution du contrat, conformément à la présente déclaration.

2. Droit d'introduire une réclamation

   Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande écrite par courrier, datée, signée et accompagnée d'une copie de votre pièce d'identité, à Immo Geldhof, Groentemarkt 1, 8400 Oostende, ou par e-mail à info@immogeldhof.be.

   Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission de la protection de la vie privée, par courrier à Drukpersstraat 15, 1000 Bruxelles, ou par e-mail à commission@privacycommission.be, ou par téléphone au +32 2 274 48 00

IX. POLITIQUE EN MATIÈRE DE COOKIES

1. Lors d'une visite sur un site internet ou de l'utilisation d'une application d'Immo Geldhof, des fichiers et des technologies peuvent être utilisés qui stockent des informations sur votre équipement terminal (PC, ordinateur portable, smartphone, tablette, etc.) ou qui accèdent à des informations déjà stockées sur votre équipement terminal. Ces fichiers et technologies peuvent consister en cookies, balises web, fichiers journaux, paramètres et informations sur votre équipement terminal et autres éléments similaires.

2. Le site web d'Immo Geldhof utilise les types de cookies suivants :

   • Cookies fonctionnels : ces cookies sont nécessaires au fonctionnement de base du site web. Ils assurent le fonctionnement technique du site web et contribuent au confort d'utilisation du visiteur.
   • Cookies analytiques : ces cookies nous permettent d'analyser l'utilisation du site, afin de mesurer et d'améliorer les performances (par ex. Google Analytics).
   • Cookies tiers : des fonctionnalités de Facebook sont intégrées à ce site web. Immo Geldhof n'a aucune influence sur les cookies de tiers ni sur les données que ceux-ci traitent par ce biais. Lisez la déclaration de confidentialité de Facebook pour savoir ce qu'elle fait de vos données (à caractère personnel) qu'elle traite par le biais de ces cookies.

3. Vous pouvez désactiver les cookies, balises web, fichiers journaux et autres fichiers et technologies qu'Immo Geldhof utilise, dans la mesure et selon les modalités décrites ci-après. La suppression et/ou le refus des cookies, balises web, fichiers journaux et autres fichiers et technologies peut avoir pour conséquence que vous ne pourrez plus utiliser le site web de manière optimale.

   La procédure dépend du navigateur que vous utilisez et peut être consultée via les liens ci-dessous.

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